A la demande du Collectif SI MS HDF, nous sommes accueillies par M. ROGNER, directeur de la MECS « Les Charmilles ». L’objectif pour notre équipe est de réaliser une immersion au sein de cet établissement du secteur de la Protection De l’Enfance afin de mieux connaitre le public accueilli, son organisation, le type de données collectées et échangées, mais aussi de pouvoir bénéficier d’une démonstration de leur solution logicielle EO de l’éditeur EIG. 

La MECS “les Charmilles” du Pôle enfance de l’association comptent 66 enfants rencontrant des difficultés sociales et comportementales. Ils sont répartis en 6 groupes de 12 à 13 enfants : 1 groupe d’enfants âgés de 3 à 6 ans et 5 groupes à âge “vertical” de 7 à 18 ans. Ce mélange des âges a permis de créer du lien ainsi qu’un sentiment de responsabilités chez les enfants les plus âgés.   

Chaque maison emploie 5 professionnels ainsi qu’une maitresse de maison. Elles sont composées d’une cuisine commune, d’une salle à manger avec petit salon, d’un espace nuit composé de chambres individuelles, de salles de bains et sanitaires. Ces maisons sont décorées avec goût avec l’aide des enfants (réalisation de fresques murales par les enfants avec l’aide d’une encadrante). 

Un appartement de semi-autonomie est également mis à disposition de 3 jeunes âgés de 16 à 18 ans. 

Chaque enfant est pris en charge par une équipe pluridisciplinaire ayant pour mission de veiller à ses droits et aux respects de ses besoins. Pour garantir bien-être et sécurité, la maison d’enfants n’emploie que du personnel qualifié ou formé au travail qui est à accomplir. En fonction de la situation et des besoins, les éducateurs travaillent avec d’autres professionnels : référent, enseignants, le médecin, les psychologues, etc. 

Aussi, un flux important d’informations gravite autour de l’enfant accompagné au sein d’une MECS. Le Dossier Usager Informatisé (DUI) permet de les collecter et de les stocker au sein d’une solution logicielle accessible par l’ensemble des professionnels intervenant dans le parcours de prise en charge de l’enfant.  

La transition vers le numérique a été opérée au sein de cette association à partir 2018 avec le déploiement d’un Dossier Usager Informatisé au sein de chaque établissement. Un administrateur délégué a été nommé au sein de l’association dans le cadre de l’accompagnement au changement des équipes. Des formations ont été dispensées auprès de l’ensemble des salariés et une vaste campagne de communication a été réalisée afin de fédérer les acteurs autour du DUI. 

Le recours au numérique s’opère dès l’accueil d’un nouvel enfant au sein de l’établissement : réception de l’information par mail ou téléphone, réception des premiers éléments administratifs transmis par le Conseil Départemental et les parents, puis l’ensemble de ces données est notifié dans le logiciel DUI Eo.  Un nouveau parcours est créé pour l’enfant à partir du moment où sa prise en charge dépasse les 15 jours.   

Mise en place depuis 2018, la solution logicielle Eo de l’éditeur EIG permet de renseigner un grand nombre de données indispensable à la prise en charge optimale de chaque enfant : couverture sociale de l’enfant, filiation et fratrie, mesures de protection, scolarité et formation, bilan socio-éducatif, projet personnalisé de l’enfant, fiche sanitaire, organisation du transport. La personnalisation de cette solution à permit de répondre aux besoins des équipes. 

En revanche, elle ne semble pas, aujourd’hui, répondre complétement aux attentes des professionnels pour plusieurs raisons : problème majeur de connexion, problème d’accès aux données de pilotage, problème d’accès et de traçabilité des informations des usagers.  

Pour pallier ces difficultés au quotidien, des solutions de contournement ont été déployées par les équipes afin de gagner du temps et permettre une traçabilité relative des informations : archivage en local, poursuite des dossiers version papier, retranscription des informations au sein du DUI dès le rétablissement de la connexion, démultiplication des outils d’analyse, … 

Malgré ces difficultés, les équipes restent convaincues de l’utilité de travailler à partir d’une seule et même solution logicielle partagée. Une attente forte autour du déploiement d’un Dossier Usager Informatisé Interopérable est mise en lumière par les équipes de direction ainsi que des équipes pluridisciplinaires. L’objectif est de pouvoir fluidifier le parcours de l’enfant au sein de l’association, de pouvoir tracer en temps réel les informations relatives à la prise en charge de l’enfant, de pouvoir partager et échanger des données de santé en toute sécurité et de pouvoir accéder aux différents services socles tels que le Dossier Médical Partagé et la Messagerie Sécurisée en Santé.  

Le Collectif SI MS HDF les accompagne aujourd’hui dans cette démarche.