Pouvez-vous nous présenter votre projet en cours ? 

L. Morize : Depuis 2021, l’Association Béthanie s’est engagée avec 13 autres SSIAD situés dans les Hauts-de-France, dans le programme ESMS numérique. Béthanie étant porteur de ce projet, il s’agissait pour nous d’une démarche de mise en conformité de notre DUII afin de pouvoir déployer la solution logicielle référencée Ségur Domilink (DICSIT), interopérable avec les services socles notamment DMP/MSS.

Nous avons finalisé la phase de passation de marché, via le processus de contractualisation porté par le Système d’Acquisition Dynamique en fin d’année 2022. Actuellement, nous sommes dans la phase de déploiement de la solution, nous sommes précisément au stade de la mise en place des prérequis pour l’installation des modules DMP et MSS. 

C. David : De notre côté, nous avons répondu à l’appel à projet ESMS Numérique en avril 2021, et avons eu une réponse positive pour déployer dès l’été 2021, les services socles de Messagerie Sécurisée et de Dossier Médical Partagé au sein des établissements du Groupement. Cette candidature et le montage de ce projet étaient assez conséquents. 

Nous étions en projet de mise en conformité et nous avons dû rechercher les établissements manquants pour atteindre le seuil minimum de 15 ESMS. 

V. Billeret : Pour nous, les équipes ont été informées dès octobre 2021 de ce projet d’envergure.

Une occasion de travailler sur le numérique s’était déjà présentée avec la mise en place du DMPv1 subventionné par la CPAM. L’appel à projet ESMS Numérique est donc intervenu dans la continuité des actions engagées. Les services socles subventionnés ont été une opportunité que la structure a su saisir. 

Le projet en lui-même est en phase de déploiement. Mise à part deux établissement de la grappe, nous sommes en version Ségur. Nous pouvons travailler maintenant sur les messageries sécurisées ainsi que sur le DMP v2. Pour arriver à cette étape, chacun des coopérateurs a dû travailler sur les mises en place des certifications, des cartes CPS etc…  

même niveau de maturité pour poursuivre la dynamique. Nous suivons le projet de très près, même si chaque coopérateur à son travail et que le processus est parfois long. 

Pourquoi vous vous êtes-vous engagés dans ce projet ? 

L. Morize : L’Association Béthanie dispose, dans son périmètre, de plusieurs établissements dont 3 SSIAD utilisateurs de la solution.

Pour nous, l’appel à projet ESMS Numérique était une opportunité de développer nos outils et améliorer nos pratiques. Il a donc fallu trouver 12 autres SSIAD qui s’inscrivaient dans cette démarche. Pour ce faire, nous nous sommes appuyés sur notre réseau, notamment sur le partenariat déjà existant sur certains territoires, mais aussi notre éditeur, qui a connaissance de l’ensemble des ESMS utilisateurs souhaitant se diriger vers l’AAP ESMS Numérique et de profiter de l’émergence d’une grappe. 

C’est ainsi que nous avons identifié, à l’origine, 14 autres SSIAD volontaires pour mener ce projet. In fine se sont 17 SSIAD, publics ou non lucratifs, sur le territoire des Hauts-de-France, ayant le même logiciel métier, qui ont souhaité harmoniser leurs pratiques et mutualiser leurs moyens afin de se mettre en conformité avec les attentes du projet numérique en santé. 

L’appel à projet ESMS numérique a été avant tout, pour nous, une opportunité de financement : financement de la montée de version, des options complémentaires telles que la messagerie instantanée sécurisée entre professionnels ou encore la solution mobile de notre DUII pour les intervenants à domicile. Mais aussi le financement et la mutualisation des formations entre les membres de la grappe, le financement de matériel : PC, téléphones mobiles, lecteurs de carte CPX, le financement chefferie de projet (AMO). Cet appel à projet est également propice au partage d’expérience, de pratiques, d’outils entre les membres. 

C. David : Le GCMS Grand Lille est doté d’une cellule “Appels à Projet” qui répond aux appels à projet souhaités par les établissements du Groupement. Le volet “informatique” a toujours été un enjeu stratégique fort pour ces derniers. Cela nous permettait de bénéficier d’une montée de version, de mettre en place les modules MSS/DMP et remettre à niveau les établissements sous-dotés niveau matériel.

Cet appel à projet a vraiment permis aux établissements de s’équiper d’ordinateurs modernes. Le renouvellement du parc informatique était un objectif fort, puisqu’il était nécessaire pour les établissements de se doter de matériel performant en vue de l’implantation de la montée de version et de l’installation des modules DMP et MSS. 

L’Agence Régionale de Santé a également souhaité que le GCMS Grand-Lille puisse prendre part au projet, car les établissements adhérents au Groupement forment 70% des EHPAD publics autonomes du nord. 

V. Billeret : Aux Héliantines, nous sommes assez pro-actifs. Nous sommes une structure crée en 1992 et je pense que nous avons toujours fait partie des premiers à nous engager dans de nouveaux projets. Nous nous sommes informatisés avec TITAN en 2004, chose peu courante pour une structure du médico-social à l’époque.

Quand j’ai entendu parler de la messagerie sécurisée pour le DMP v2 – le DMP v1 n’allait plus être opérationnel – je me suis dit que poursuivre avec la version 2 était une réelle opportunité. 

Toutefois, en remplissant les autodiagnostic ANAP, je me suis rendu compte que notre système d’information était notre point faible. J’ai donc pris de l’information auprès du Collectif SI MS et nous nous sommes lancés dans ce projet. 

Quels gains apportés par ce projet ? 

L. Morize : Dans un premier temps, ce sont les échanges et le lien avec les SSIAD du territoire avec lesquels nous n’étions pas nécessairement en contact. Ceci nous a permis de développer notre réseau.

En tant que membre de la grappe, cela nous a permis de financer la montée de version, les formations ainsi que le matériel nécessaire au déploiement de l’outil, en particulier en ce qui concerne la solution mobile pour nos collaborateurs à domicile. 

En tant que porteur, cela nous apporte une expérience complémentaire dans un champ qui nous était plutôt inconnu, notamment les marchés SAD, un lien avec l’ARS et le GRADES, qui aujourd’hui, nous apparait comme un interlocuteur indispensable pour ce versant numérique. 

Je pense aussi particulièrement à l’accompagnement personnalisé, la mise en place d’atelier et de webinaires. 

notamment sur l’efficience informatique et le pilotage des systèmes d’information. Cela nous a également permis de mettre en œuvre une stratégie de cybersécurité, qui est aujourd’hui un des fers de lance de l’ARS sur la feuille de route du numérique en santé. Nous avons été plus loin que le projet, ce qui nous a aidé à faire une cartographie des établissements et d’avoir un politique achat et maintenance informatique, avec une charte de bon usage, une stratégie cybersécurité, une politique RGPD, etc. 

Nous n’avons pas l’habitude de travailler avec des prestataires informatiques, nous ne connaissons pas les coûts. Alors cette politique d’achat groupé nous permet d’échanger sur des bonnes pratiques et de travailler ensemble sur des projets d’achats. 

V. Billeret : Une démarche projet rassemble. Cela change du quotidien, il y a beaucoup d’apprentissages. Chaque collaborateur s’est investi d’une mission supplémentaire et s’est mobilisé.

Au fur et à mesure, on s’aperçoit que le programme ESMS Numérique est formidable. Le projet nous fournit des objectifs, il y a une obligation de résultat. Nous avons depuis, complètement modifié notre façon de travailler, notamment au niveau des projets d’accompagnement personnalisé. Avant, les documents étaient rédigés sur des feuilles papier que nous présentions à la famille. Maintenant le PAP est directement renseigné dans le logiciel DUII. 

Le programme ESMS nous a également permis de travailler sur quelques failles. Nous avons plusieurs homonymes au sein de nos établissements, cela pose un problème d’identitovigilance. Depuis trois ans, nous nous sommes engagées dans les soins palliatifs, le turn-over des entrées et sorties est très important. Il nous fallait une réelle stratégie en matière d’identitovigilance pour éviter toute erreur. 

Pour finir, c’est finalement grâce à ESMS Numérique que nous nous sommes engagées dans cette mise en conformité vis-à-vis du Ségur. Ce programme en a été l’élément déclencheur. 

Quelle est la trajectoire actuelle de votre projet ? quel avancement ? Quelles étapes ? 

L. Morize : A ce jour, en ce qui nous concerne, nous sommes dans la phase de finalisation des prérequis pour l’installation des solutions DMP/MSS. Cette étape est une étape longue, notamment du fait de démarches pour l’acquisition de cartes CPX. En effet, dans nos SSIAD aucun de nos collaborateurs disposaient de cette carte, et tous nos IDE n’étaient pas correctement enregistrés à l’ordre des infirmiers. Donc il a fallu bien identifier la procédure, chose qui n’a pas été simple à appréhender, car en tant qu’employeur nous n’avons pas la possibilité de faire les demandes de carte CPS.  

C. David : Initialement, le projet devait s’effectuer entre août 2021 et juin 2022. 

Nous avons eu du retard, causé par un certain nombre d’éléments : 

• • • • Des établissements sont éloignés les uns des autres ; 
      • L’absence de ressource informatique dans les établissements nécessitant l’intervention du responsable du projet (absence de référent) ; 
      • Des difficultés avec un prestataire (1 des 2 éditeurs de logiciel de soins) ; 
      • Mais également des difficultés d’accès à le Plateforme DMP qui a été inaccessible un certain temps à cause de la fermeture de l’accès via la CPAM pour l’ouverture de la plateforme “Mon Espace Santé”. Comme les DMP n’étaient plus accessibles, nous n’avons pas pu entamer de formation car nous n’avions plus matière à former le personnel. 

V. Billeret : De notre côté, l’étape à venir est la finalisation du déploiement ainsi que la formation. 

Il est également très important que les deux coopérateurs restants soient en version Ségur. La difficulté pour eux est de tout installer car ils partent de zéro. Une fois que tous les coopérateurs auront cette version et que chacun répondra aux exigences du RGPD, du DPO, à l’accord des familles pour le DMP v2, nous pourrons alors démarrer les indicateurs qui sont pour la plupart systématiques dans la version Ségur. 

Comment faites-vous/avez-vous fait pour converger la demande autour des besoins métiers ? comment avez-vous choisi votre solution ? 

Quels usages du DUI interopérable développez-vous ? 

L. Morize : Nos principaux axes de travail vont au-delà de l’utilisation du DMP/MSS. Pour nous, il est important de mettre en place une solution mobile de télégestion. Aussi, la formalisation de nos Projets Personnalisés d’Accompagnement dans le DUII et le partage via l’outil mobile de celui-ci est important.

C. David : Pour nous, le DUII nous permet essentiellement d’accéder à la Messagerie Sécurisée Professionnels et au Dossier Médical Partagé.

V. Billeret : Aux Héliantines, nous utilisons toutes les fonctionnalités du DUII ! Nous nous sommes aperçus que c’était une réelle plus-value. La plus grande difficulté que nous ayons eue était de faire adhérer tous les salariés à l’utilisation de TITAN. 

Comment travaillez-vous les usages avec les professionnels ? Avec les usagers ? 

L. Morize : Pour les professionnels, nous allons nous appuyer sur des ambassadeurs internes. Nous avons un SSIAD qui utilise déjà Mobisoins, ainsi qu’une salariée très à l’aise avec l’outil DUII et son paramétrage. L’idée est de capitaliser sur son savoir-faire approprié pour nos usages et notre fonctionnement, pour former les autres services. Il en va de même pour la solution mobile, ce seront des utilisateurs soignants qui formeront leurs pairs.

Aussi, en cas de besoin de perfectionnement de la solution, nous envisageons des formations communes avec les autres SSIAD de la grappe. 

Concernant les usagers, nous allons davantage les sensibiliser à l’INS, via des supports d’informations. Les sensibiliser également sur l’utilisation de Mobisoins, notamment pour le système de badge à domicile. 

C. David : Pour les professionnels du GCMS Grand Lille, cela passe tout d’abord par une phase d’information, puis une phase d’apprentissage en lien avec les éditeurs et les référents dans les établissements.

V. Billeret : De notre côté, avec les usagers, pour le moment, il n’y a pas véritablement d’usages mis en place. Avec le DMP v1, les personnes acceptaient et donnaient leur autorisation mais ne voyaient pas vraiment l’utilisation. Nos usagers utilisent très peu le numérique, la population est très âgée, les proches aussi. Nous avons fait tout une information sur le DMP v2. Nous leur indiquons toutes les possibilités liées au DMP.

Que conseiller à un établissement qui souhaite s’engager dans un projet d’acquisition ou de mise en conformité de son DUI interopérable ? 

L. Morize : Il est essentiel d’anticiper au mieux les prérequis, qui peuvent freiner le projet et son déploiement. 

C. David : Je dirais qu’il est important d’avoir des référents identifiés tout de suite, en amont du projet et être disponible sur les différentes étapes du projet, avoir un temps dédié au suivi.

Pour faire avancer le projet, il ne faut pas hésiter à solliciter directement les coopérateurs et être proactif dans cette démarche.   

V. Billeret : En premier lieu, je pense qu’il est important de réaliser une évaluation des ressources acquises. Une évaluation des besoins réels, des utilisations actuelles et ce qu’ils souhaitent avoir à l’avenir. Mettre en phase les besoins avec les ressources humaines qui vont avec. Il faut avoir l’ensemble de ce schéma en mémoire avant de s’engager dans le projet. C’est indispensable au risque de rencontrer des grandes difficultés.

Je pense également qu’il est essentiel de mettre ses collaborateurs dans la confidence dès l’approche du projet, même si vous n’êtes pas encore dans la phase de réponse. Il est important de ne rien leur cacher, leur expliquer les difficultés et avancer tout doucement. 

L’avantage c’est que, nous démarrons tous. C’est nouveau. Nous allons souvent rencontrer des difficultés, nous n’allons pas comprendre certaines choses, mais cela ne fait rien. Nous sommes en train de construire. Nous apprenons tous ensemble.

Nous remercions l’Association Béthanie, le GCMS Grand Lille ainsi que Les Héliantines pour leur témoignage sur le déploiement du DUI interopérable au sein de leurs structures.  

Le Collectif SI Social et Médico-Social souhaite à ces trois acteurs une bonne continuation dans leurs projets !